Jak powiedział brytyjski ekspert kreatywności Ken Robinson: „Nie możesz po prostu dać ludziom zastrzyku z kreatywności. Musisz stworzyć warunki, w których będą oni mogli wydobywać z siebie to, co najlepsze”. Transformacja firmy na innowacyjną jest ryzykiem, ale czy większym ryzykiem nie jest stagnacja? Jeśli uważasz, że kreatywność pracowników jest ważna, przeczytaj całość artykułu.
Zaangażowanie pracowników uplasowało się na wysokim miejscu w zeszłorocznym rankingu Global Human Capital Trends Deloitte[1], natomiast według wyników badania opublikowanego w 2013 roku przez renomowany Instytut Gallupa, statystycznie tylko 13% pracowników jest naprawdę zaangażowanych w pracę[2]. To oznacza, że praktycznie tylko jeden na dziesięciu pracowników rzeczywiście myśli jak udoskonalić wykonywanie zadań i poprawić wyniki firmy. Pozostałych dziewięciu przychodzi do pracy tylko po to żeby, często bezrefleksyjnie, wykonać obowiązki powierzone przez przełożonego, nie identyfikując się w ogóle z wartościami organizacji, ani z jej wyzwaniami. A to wszystko dzieje się w momencie kiedy tempo zajmowania rynku przez nowe firmy jest najszybsze w historii, a umiejętność tworzenia i wdrażania innowacji stanowi nie tylko klucz do sukcesu, ale wręcz do przetrwania firmy.
Wewnętrzne badania zaangażowania pracowników często nie przynoszą upragnionych przez zarząd rezultatów, a dział HR jest zazwyczaj tym, który ma sobie poradzić z problemem i podwyższyć ‘słupki’ w kolejnym roku. Warto po otrzymaniu kolejnych wyników ankiet pracowniczych zarekomendować zarządzającym coś więcej niż kolejny plan naprawczy skoncentrowany na słabych stronach organizacji.
Jak rodzą się pomysły u liderów innowacyjności?
Jednym z działań, które ma podnosić zaangażowanie pracowników, a jednocześnie sprawiać, że będą oni bardziej innowacyjni, co przełoży się potencjalnie na nowe czy usprawnione produkty i usługi, jest danie pracownikom czasu na indywidualne, kreatywne działanie. Taka inicjatywa z pewnością spodoba się Millenialsom, wychodząc naprzeciw ich potrzebie autonomii, realizowania własnych pomysłów i wnoszenia istotnego wkładu w obszarach, które są dla nich ważne. Jak powiedział brytyjski ekspert kreatywności Ken Robinson: „Nie możesz po prostu dać ludziom zastrzyku z kreatywności. Musisz stworzyć warunki, w których będą oni mogli wydobywać z siebie to, co najlepsze”. Warto poszukać inspiracji u liderów innowacyjności, oczywiście adaptując ich działania do realiów naszej organizacji.
Najbardziej innowacyjne firmy od dawna zachęcają pracowników do innowacyjności wydzielając dedykowane temu roboczogodziny. Pionierem było 3M, które wdrożyło program „15% czasu” już w 1948 roku, co dziś wydaje się nie do uwierzenia.[3] Program obejmował wszystkich pracowników i dawał możliwość rozwijania wątków, które często były powiązane z podstawowym zakresem zadań. Firma po wielu latach od wdrożenia programu argumentowała: dajemy możliwość kreacji każdemu pracownikowi, bo nigdy nie wiadomo, kto stworzy następne karteczki Post-It…
Najsłynniejszym naśladowcą pomysłu 3M był program „20% time” wprowadzony w 2004 przez Google, gdzie pracownicy przeznaczali jeden dzień w tygodniu na własne innowacyjne projekty. Firma zapewniała, że owocem tej właśnie inicjatywy było wiele z jej innowacyjnych rozwiązań (Gmail, AdWords, etc.). Jednak po ośmiu latach nadano inny kształt programowi- odtąd wszystkie propozycje miały być najpierw poddawane ocenie bezpośrednich menedżerów i dopiero wybrane inicjatywy, zgodne ze strategią firmy, mogły być realizowane. Przykładowo obecnie Google promuje m.in. projekty w obszarze zwiększania różnorodności – Diversity Core.[4]
Podejście Google wydaje się mało przystawać do naszych warunków. Trudno wyobrazić sobie jakiegokolwiek menedżera, który byłby zadowolony z tego, że pracownicy koncentrują się na pracy cztery dni w tygodniu, podczas kiedy jeden dzień jest przeznaczany na…no właśnie, na co? Marissa Mayer, dyrektor zarządzająca Yahoo, poprzednio pracująca w Google, powiedziała, że słynny program „20% czasu” naprawdę powinien nazywać się „120% czasu”, ponieważ pracownicy często nadrabiali zaległości w dniach przeznaczonych na „własny projekt”, co powodowało de facto dołożenie kolejnych zadań.[5] Oczywiście w takim wydaniu program może zadziałać demotywująco, więc warto realistycznie ocenić jak mogą zareagować tę propozycję pracownicy.
Ciekawym przykładem, którym można się zainspirować, jest InCubator stworzony przez LinkedIn.[6] Raz na kwartał każdy pracownik może przedstawić zarządzającym pomysł, który chciałby realizować i zebrać w tym celu zespół projektowy. Zespoły pracujące nad wybranymi projektami mają 3 miesiące, aby rozwinąć obiecujący pomysł i co tydzień przedstawiają postępy zarządzającym, którzy z jednej strony służą jako doradcy, a z drugiej czuwają nad pożądanym tempem i kierunkiem prac. Projekty, które rozwijają się odpowiednio po miesiącu są przedłużane do dwóch, a później maksymalnie do 3 miesięcy, podczas których zespoły projektowe koncentrują się wyłącznie na rozwijaniu wybranego pomysłu, nie zajmując się swoimi standardowymi zadaniami.[7]
Z kolei koncern Ericsson od 2008 roku zachęca pracowników do uczestnictwa w programie IdeaBoxes, który polega na zgłaszaniu przez nich pomysłów na innowacje, zarówno te przyrostowe jak i przełomowe, najczęściej w odpowiedzi na konkretne potrzeby organizacji. [8] Pomysły są zamieszczane na dedykowanej platformie elektronicznej i mogą być komentowane przez innych pracowników, co umożliwia „elektroniczną burzę mózgów”. Niejednokrotnie zgłaszana inicjatywa jest modyfikowana właśnie dzięki pozyskanym w ten sposób informacjom zwrotnym. Menedżerowie, którzy tworzą nowe „wątki” tj. nowe IdeaBox-y, czyli zapotrzebowania na konkretne rozwiązanie, wspierają pomysłodawców w procesie opracowania ostatecznej wersji pomysłu. Obecnie ponad 25 tysięcy pracowników Ericssona korzysta z platformy, a otwartych jest ponad 200 IdeaBox-ów. Dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników zgłoszono w ramach tej inicjatywy już ponad 30 tysięcy pomysłów. Dwa lata po uruchomieniu programu Ericsson dostrzegł jednak, że brakuje w nim kluczowego elementu – sposobu finansowania nowych rozwiązań, dlatego stworzono Innova-Box, czyli wewnętrzny fundusz venture capital dedykowany do finansowania najlepszych pomysłów, które mogą być komercjalizowane. Osoby zarządzające funduszem mogą oprócz alokacji środków na pomysł także wesprzeć pomysłodawcę poprzez przyznanie mu czasu wolnego na dopracowanie pomysłu i przygotowanie prezentacji, na podstawie której zostanie podjęta decyzja o przyznaniu kolejnych rund finansowania. Średnio jeden na dziesięć zgłoszonych pomysłów otrzymuje dofinansowanie.
Nauka od najlepszych – czyli główne wnioski z uruchomionych programów zwiększających innowacyjność pracowników
- Warto wprowadzić proces zarządzania innowacjami (np. Stage-gate), czyli zapewnić filtrowanie pomysłów i wybieranie najlepszych do kolejnych etapów. Organizacja ograniczy koszty i nakład czasu na pomysły o mniejszym potencjale, a największe talenty w firmie dostaną możliwość wdrożenia swoich inicjatyw, co zatrzyma ich na dłużej w organizacji.
- Wiodące firmy opracowują swoją agendę badawczą, czyli ustalają, w których obszarach szukają innowacji, bo wierzą, że stworzone właśnie tam innowacje będą dźwignią wartości ich firmy. Pracownicy mają poczucie, że dzięki wdrożeniu swoich pomysłów mogą realnie wpływać na wyniki organizacji, a sami odnoszą przy tym wymierne korzyści.
- Programy wspierające innowacyjność nie muszą być kosztowne, ale warto żeby posiadały swój budżet na prowadzenie działań i finansowanie pomysłów na etapie ich inkubacji. Dzięki temu pracownicy mają poczucie, że nie generują pomysłów „do szuflady”.
- Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony program może stanowić wyróżnik firmy jako atrakcyjnego i innowacyjnego pracodawcy przez wiele lat, co pozwoli przyciągnąć talenty z rynku i budować zaangażowanie obecnych pracowników.
Kluczowe pytania dla stworzenia programu odpowiadającego na potrzeby Twojej organizacji
- Jaki jest w obecnym momencie najważniejszy cel wprowadzenia takiego programu? Czy chcesz pracować przede wszystkim w obszarze zwiększania zaangażowania pracowników, polepszenia EVP (Employer Value Proposition), czyli po prostu znalezienia wyróżnika na rynku pracy, zatrzymania talentów, czy faktycznie wdrożenia konkretnych innowacji w firmie?
- Co organizacja będzie robić dalej z pomysłami pracowników, wygenerowanymi w czasie trwania programu – czy ma zasoby finansowe i czasowe potrzebne do ich realizacji? Kto powinien podejmować decyzję które pomysły realizować?
- Dla jakiej grupy pracowników taki program mógłby być stworzony?
- Jak będziesz komunikować na zewnątrz taki program i jak zaplanujesz komunikację wewnętrzną na temat wygenerowanych pomysłów?
- Jak będziesz wyróżniać i wynagradzać pracowników za najlepsze pomysły?
- Jak zmierzysz efektywność programu?
To jedynie kilka najważniejszych aspektów do ustalenia. Natomiast przede
wszystkim warto realistycznie ocenić możliwości swojej organizacji w zakresie
potencjalnego dalszego rozwijania pomysłów pracowników. Jeśli pracownicy uświadomią
sobie, że firma zachęca ich do kreatywności, a później nie daje przestrzeni,
aby ich pomysły były wdrożone, szybko uzyskamy efekt odwrotny od pożądanego –
spadek zaangażowania i niewykorzystanie potencjału największych talentów. Warto
zainspirować się powyższymi przykładami i uszyć program na miarę swojej
organizacji. Program ‘czasu na innowacje’, jeśli będzie odpowiednio zaplanowany
i wdrożony, pomoże podwyższyć zaangażowanie pracowników, polepszyć wizerunek
pracodawcy i przyciągnąć talenty, a przy tym zwiększyć wymiernie innowacyjność
firmy. Ponadto jeśli program nie będzie jednorazową inicjatywą, ale firmową
tradycją, może to otworzyć dla organizacji nowe możliwości, bo nigdy nie
wiadomo, kto wymyśli następne karteczki Post-It…
[1] https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/be/Documents/human-capital/gx-dup-global-human-capital-trends-2016.pdf
[2] http://www.gallup.com/services/176735/state-global-workplace.aspx.
[3] https://www.fastcodesign.com/1663137/how-3m-gave-everyone-days-off-and-created-an-innovation-dynamo
[4] https://www.usatoday.com/story/tech/2015/05/13/google-twenty-percent-time-diversity/27208475/
[5] http://www.businessinsider.com/mayer-google-20-time-does-not-exist-2015-1?IR=T
[6] https://blog.linkedin.com/2012/12/07/linkedin-incubator
[7] https://www.wired.com/2012/12/llinkedin-20-percent-time/
[8] https://www.fastcompany.com/3004745/boost-internal-innovation-ericsson-thinks-inside-boxes